Datenschutzerklärung Sommercamp

Erhebung personenbezogener Daten und Veröffentlichung von Teilnehmern und Helfern

​Kontaktdaten Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ist
Ladenburger Sport-Vereinigung 1864 e.V.
(nachfolgend „Verein“ genannt)
E-Mail: info@lsv1864.de
Vorstand: Petra Klodt, Jahnstr. 4, 68526 Ladenburg

​Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der Verein verarbeitet nur solche Daten von Teilnehmern oder Helfern, die zur Durchführung der Veranstaltung „Sommercamp“ und für die Betreuung und Verwaltung und Durchführung des zwischen Teilnehmer oder und Verein durch die Anmeldung zustande kommenden rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses der Teilnehmer oder Helfer notwendig sind. Der Verein verarbeitet insbesondere folgende personenbezogene Daten:

  • Zum Zwecke der Teilnehmerverwaltung werden der Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Nationalität, Shirtgröße verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
  • Zum Zwecke der Verwaltung von Anmeldegebühren wird die Bankverbindung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit. b) DS-GVO.
  • Zum Zwecke der Außendarstellung werden Fotos von Veranstaltungen, die auch einzelne Teilnehmer zeigen können, auf der Webseite www.lsv1864.de / www.lsv-ladenburg.de veröffentlicht. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. lit a) DS-GVO.

Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen und Informationen über Nicht-Teilnehmer werden vom Verein grundsätzlich nur intern verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

​Weitergabe der Daten

Der Verein gibt personenbezogene Daten teilweise weiter, sofern dies für die Erfüllung der Vereinszwecke oder durch die Zugehörigkeit des Vereins zu Dachverbänden notwendig ist (Weitergabe der Daten an Dachverbände, z.B. Sportkreis).

​Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Teilnehmer an Veranstaltungen stimmen mit ihrer Anmeldung der Veröffentlichung personenbezogener Daten zu den genannten Zwecken zu:

  • Personenbezogene Daten, sowie Bild- und Tonaufnahmen aller Art, die im Rahmen von Vereinsaktivitäten oder damit in Zusammenhang stehenden Veranstaltungen entstanden sind oder dem Verein zur Verfügung gestellt wurden, können zu Zwecken der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit an dritte Weitergegeben werden.
  • Ebenso ist eine Veröffentlichung in Print- und Onlinemedien des Vereins oder von Vertragspartnern des Vereins möglich (z.B. Veröffentlichung von Ergebnislisten durch den Verein oder durch vom Verein beauftragte Partner wie z.B. oben genannte Zeitnahmedienste).

​Speicherdauer

  • Die für die Teilnehmerverwaltung und Helferverwaltung notwendigen Daten werden 1 Jahr nach der Veranstaltung gelöscht.
  • Die IP-Adressen, die beim Besuch der Vereinswebseite gespeichert werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.
  • Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht. Der Verein behält sich vor, einen Teilnehmer von der Veranstaltung wieder abzumelden und die Startgebühr gemäß für alle Teilnehmer gültiger Regelung der Abmeldung zurück zu erstatten, sofern eine Teilnahme an der Wertung mangels Daten nicht mehr möglich ist.

​Veröffentlichung von Teilnehmerdaten

Der Vereinsvorstand weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Der Veranstaltungsteilnehmer trifft die Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Vereinsvorstand jederzeit widerrufen. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Teilnehmerdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt der Teilnehmer die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsrechtsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass:

  • Die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen,
  • die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

​Abmeldung von der Veranstaltung

Bei Abmeldung von der Veranstaltung werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Teilnehmers aus der öffentlichen Teilnehmerliste gelöscht. Intern werden bei der An- und Abmeldung erfasste Daten zum Zwecke der Dokumentation und Nachweisbarkeit genauso lange gespeichert wie die Daten aller Teilnehmer. Personenbezogene Daten des abgemeldeten Teilnehmers, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab Beendigung der Veranstaltung durch den Verein aufbewahrt.

​Minderjährige Teilnehmer

Mit der Zustimmung zur Anmeldung bzw. Teilnahme an der Veranstaltung durch die gesetzlichen Vertreter erkennen diese die Anwendung dieser Datenschutzerklärung für das minderjährige Mitglied an.

​Webseite

Das Anmeldeformular ist ein „Google Forms“ Formular. Google hat dementsprechend Einblick in die eingegebenen Daten.

​Betroffenenrechte

  • Dem Veranstaltungsteilnehmer/Helfer steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.
  • Der Teilnehmer/Helfer hat das Recht, seine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
  • Dem Teilnehmer/Helfer steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
  • Der einzelne Teilnehmer/Helfer kann jederzeit gegenüber dem Verein einer solchen Veröffentlichung im Einzelfall oder allgemein widersprechen.
  • Der Verein informiert den Teilnehmer/Helfer rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/Datenübermittlung in diesem Bereich die über Teilnehmer-/Ergebnislisten hinausgeht und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann.
  • Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf den widersprechenden Teilnehmer/Helfer weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Teilnehmers/Helfers werden von der Homepage des Vereins entfernt.

​Änderungen dieser Erklärung

Bei Veränderung von Rahmenbedingungen oder mit Einführung weiterer technischer Mittel werden wir auch diese Erklärung aktualisieren.


​Anhang

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:

Verwaltung von Zahlungen und Bankverbindungen: Melanie Battige; Zweck: Prüfung von Zahlungseingängen, Rückerstattungen; Betroffene: Teilnehmer; Empfänger der Daten: keine; Löschfristen: s.o.

Teilnehmerverwaltung: Anne Vormwald, Melanie Battige und Dirk Ziegelmeier; Zweck: Erfassung der Teilnehmerdaten durch Online-Anmeldung; Betroffene: Teilnehmer; Empfänger der Daten: keine, Löschfristen: s.o.